Beschaffung vereinfachen. Prozesse durchgängig verbinden.
Elektronische Beschaffung mit Genehmigungen und SAP-Anbindung
Im Projekt für die Aareal Bank wurde die Beschaffung von C-Artikeln in einer webbasierten Lösung zusammengeführt. Elektronische Kataloge, Genehmigungen und Kostenstellen sollten einen durchgängigen Ablauf ermöglichen und zugleich unterschiedliche Lieferanten und individuelle Bestellbedarfe berücksichtigen.
Mio. €
Jahresumsatz · Angaben aus dem Originalprojekt
Beschaffung vereinfachen
Mitarbeitende · Angaben aus dem Originalprojekt
Digitale Prozesse
Prozesse digitalisieren
Bedarf, Genehmigung, Einkauf und Lieferanten in einem durchgängigen Ablauf verbinden.
Aufwand reduzieren
01 · ZIELBILD
Projektziel
Ziel war es, die bislang über Papierformulare und E-Mail organisierte Beschaffung durch ein integriertes E-Procurement-System zu ersetzen. Genehmigungen, Budgets und Kostenstellen sollten berücksichtigt und die Bestellprozesse mit SAP verbunden werden.
Die Lösung sollte standardisierte Bestellungen vereinfachen und zugleich Raum für besondere Bedarfe lassen. Maßgeblich war ein gemeinsamer Ablauf, der fachliche Anforderungen und unterschiedliche Lieferantenstrukturen berücksichtigt.
02 · UMSETZUNG
Lösungen
- Eine webbasierte Beschaffungslösung für Zentrale und Niederlassungen einführen.
- Elektronische Lieferantenkataloge und kundenspezifische Sortimente integrieren.
- Genehmigungen und Budgetvorgaben mit SAP-Prozessen verbinden.
- Eine Freitextbestellung für Bedarfe außerhalb der vorhandenen Kataloge entwickeln.
Katalog- und Freitextbestellungen wurden als ergänzende Wege innerhalb derselben Lösung behandelt. Dadurch konnte der Einkauf auch individuelle Anforderungen bearbeiten, ohne sie vollständig aus dem digitalen Prozess herauszulösen.
03 · ANSPRUCH
Herausforderung
Die Lieferanten verfügten über sehr unterschiedliche technische Voraussetzungen. Neben elektronischen Katalogen mussten kleine Anbieter ohne eigene IT-Anbindung berücksichtigt werden. Individuelle Freitextbestellungen und die SAP-Integration erforderten zusätzliche Anpassungen.
Eine einheitliche Lösung durfte deshalb keine einheitliche technische Ausstattung aller Lieferanten voraussetzen. Die Anbindung musste zum jeweiligen Anbieter passen und dennoch einen konsistenten Bestellablauf ermöglichen.
04 · WIRKUNG
Nutzen
Die Beschaffung erhielt einen gemeinsamen digitalen Ablauf für Zentrale und Niederlassungen. Katalogbestellungen, individuelle Anfragen und Lieferantenkommunikation wurden in die Lösung integriert. Damit wurde auch bei Bedarfen außerhalb standardisierter Sortimente eine transparente und nachvollziehbare Bestellung möglich.
Der Mehrwert lag in der Verbindung von Standardisierung und Flexibilität: Wiederkehrende Bedarfe wurden über Kataloge abgebildet, während individuelle Anforderungen innerhalb eines geregelten Beschaffungsablaufs bearbeitet werden konnten.
PROJEKTHINTERGRUND
Zusammenhänge und Umsetzung
Unternehmensdarstellung
Die Aareal Bank bildete als international tätiges Finanzinstitut das Umfeld dieses Beschaffungsprojekts. Die zentrale Einkaufsorganisation betreute unterschiedliche Sortimente und Lieferanten sowie die Anforderungen der Zentrale und der Niederlassungen.
Im Fokus stand die Beschaffung von C-Artikeln, beispielsweise Bürobedarf. Auch einzelne weitere Bedarfe mussten im selben System abgebildet werden, ohne die vorhandenen SAP-Prozesse grundlegend zu ersetzen.
Vorgehensweise und Leistung
Über den zuständigen Soennecken-Fachhändler wurde die multilieferantenfähige Beschaffungslösung PrivatePilot eingebracht. Bestehende Sortimente und kundenspezifische Kataloge konnten in die Lösung übernommen werden.
Weitere Lieferanten wurden über geeignete Schnittstellen wie CSV, XML, EDI oder OCI angebunden. Für individuelle Anforderungen entstanden zusätzliche Module, darunter die Freitextbestellung. Die SAP-Anbindung wurde im damaligen Projekt über eine Batch-Input-Verarbeitung realisiert.
Ausgangssituation
SAP bildete bereits zahlreiche interne Prozesse ab. Eine ursprünglich erwogene Beschaffungslösung auf Basis eines SAP-Moduls wurde aus Gründen der Flexibilität und der Kosten verworfen. Der Einkauf suchte deshalb nach einer wirtschaftlichen Alternative.
Neben etablierten Lieferanten für Büro- und IT-Bedarf mussten kleinere Anbieter und individuelle Sortimente berücksichtigt werden. Auch Bedarfe, die sich nicht in den vorhandenen Katalogen finden ließen, sollten in einem gemeinsamen Prozess bestellbar sein.
Nutzen für den Auftraggeber
Auch kleinere Lieferanten ohne eigene IT-Systeme konnten eingebunden werden: Die Beschaffungslösung steuerte den Prozess, während die Kommunikation auf Lieferantenseite per E-Mail erfolgte.
Bei Freitextbestellungen wurde eine individuelle Anfrage über den Einkauf an einen geeigneten Lieferanten weitergeleitet. Dessen Angebot konnte anschließend als bestellbare Position bereitgestellt werden. So entstand ein nachvollziehbarer Ablauf von der Anfrage bis zur Bestellung. Die Einführung erfolgte zügig und mit deutlich geringeren Kosten als bei den erwogenen SAP-Angeboten.
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