Auslagerungen erkennen. Risiken nachvollziehbar steuern.
Auslagerungen strukturiert identifizieren, bewerten und steuern
Im damaligen Projektumfeld der Postbank Systems ging es um eine verlässliche Steuerung von Auslagerungen innerhalb der Deutschen Bank Gruppe. Bestehende Sachverhalte mussten systematisch erfasst, neue Vorhaben frühzeitig erkannt und regulatorische Anforderungen in praktikable Abläufe übersetzt werden.
Mrd. €
Jahresumsatz · Angaben aus dem Originalprojekt
Point of Compliance
Tsd.
Mitarbeitende · Angaben aus dem Originalprojekt
Bestand einordnen
Risiken einordnen
Auslagerungen frühzeitig erkennen und auf einer nachvollziehbaren Grundlage bewerten.
Nachvollziehbare Entscheidungen
01 · ZIELBILD
Projektziel
Ziel war ein durchgängiger Prozess zur Identifikation, Bewertung und Steuerung von Aus- und Weiterverlagerungen. Er sollte die damaligen Anforderungen aus KWG, MaRisk und BAIT abbilden und sowohl bestehende als auch neue Sachverhalte zuverlässig erfassen.
Im Mittelpunkt stand die Verbindung von regulatorischer Einordnung und operativer Verantwortung: Jeder relevante Sachverhalt sollte seinen Platz im Bewertungs- und Steuerungsprozess erhalten.
02 · UMSETZUNG
Lösungen
- Einen Risikoanalyseprozess zur frühzeitigen Erkennung von Auslagerungen etablieren.
- Bestehende Sachverhalte strukturiert erfassen und nachträglich prüfen.
- Bewertungen und Verantwortlichkeiten mit den zuständigen Einheiten abstimmen.
- Die Prozesse regelmäßig an veränderte Anforderungen anpassen.
Die Bestandsaufnahme und der Prozess für neue Vorhaben wurden dabei als zusammenhängende Aufgaben betrachtet. So ließ sich die Aufarbeitung historischer Fälle mit einer verlässlichen künftigen Erfassung verbinden.
03 · ANSPRUCH
Herausforderung
Bereits genutzte Auslagerungen waren nicht vollständig erfasst oder nach einheitlichen Kriterien bewertet. Historische Vertragsunterlagen lagen teilweise in unterschiedlichen Archiven. Gleichzeitig musste sichergestellt werden, dass neue Vorhaben rechtzeitig in den geregelten Risikoanalyseprozess gelangen.
Die Herausforderung lag deshalb auch in der Zusammenführung von Informationen: Eine fachliche Bewertung konnte erst erfolgen, wenn Leistung, Vertragsgrundlage und zuständige Einheit nachvollziehbar zugeordnet waren.
04 · WIRKUNG
Nutzen
Die bestehenden Auslagerungssachverhalte wurden identifiziert und in einem abgestimmten Verfahren geprüft. Für neue Vorhaben wurde ein systematischer Risikoanalyseprozess vor der Produktivsetzung etabliert. Damit entstand eine nachvollziehbare Grundlage für Entscheidungen, Kontrollen und die laufende Weiterentwicklung der Auslagerungssteuerung.
Der Mehrwert lag in der Verbindung von Bestandsübersicht und geregeltem Vorgehen für neue Vorhaben. Beide unterstützten eine Auslagerungssteuerung, die sich im laufenden Betrieb weiterentwickeln ließ.
PROJEKTHINTERGRUND
Zusammenhänge und Umsetzung
Unternehmensdarstellung
Postbank Systems verantwortete im damaligen Projektumfeld IT-Betrieb, IT-Systeme und IT-Projekte für das Privatkundengeschäft innerhalb der Deutschen Bank Gruppe. Standardisierung, Automatisierung und verlässliche Abläufe waren für diese Aufgabe wesentlich.
Das Projekt setzte an der Schnittstelle zwischen Beschaffung, IT, Risikomanagement und regulatorischer Steuerung an. Im Mittelpunkt stand eine belastbare Übersicht über externe Leistungen und ihre Einordnung als mögliche Auslagerungen.
Vorgehensweise und Leistung
Ausgangspunkt war eine über SAP erstellte Übersicht externer Beschaffungen. Die Daten wurden schrittweise zusammengeführt, gefiltert und zu einem bearbeitbaren Bestand verdichtet. Kriterien und Vorgehen wurden mit den maßgeblichen Anspruchsgruppen abgestimmt.
Parallel entstand der Risikoanalyseprozess für bestehende und neue Sachverhalte. Die zuständigen Linieneinheiten wurden eingebunden, Abläufe organisatorisch verankert und durch eine Verprobung überprüft. Eine systematische Prüfung unterstützte die frühzeitige Erkennung neuer Vorhaben.
Ausgangssituation
Eine grundlegende Auslagerungssteuerung war bereits vorhanden. Die Bewertung wesentlicher Auslagerungen und die zugehörigen Abläufe mussten jedoch an die damaligen Anforderungen von BaFin und EZB angepasst werden.
Besonders anspruchsvoll war die nachträgliche Bewertung älterer Sachverhalte. Es fehlte eine strukturierte Gesamtübersicht; Verträge, Leistungsbeschreibungen und weitere Nachweise waren teilweise nur in Papierarchiven verfügbar. Gefordert war deshalb ein Verfahren, das regulatorische Anforderungen mit einer praktikablen Bearbeitung verbindet.
Nutzen für den Auftraggeber
Der Auftraggeber erhielt eine strukturierte Übersicht der zu prüfenden Bestandsfälle und ein abgestimmtes Verfahren für deren Bewertung. Neue potenzielle Auslagerungen konnten früher erkannt und dem Risikoanalyseprozess zugeführt werden.
Die dokumentierten Abläufe erleichterten die laufende Steuerung und die Anpassung an neue Anforderungen. Im Projekt wurden Prüfungen durch Revision und BaFin mit positivem Ergebnis durchlaufen.
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